admin 8 giờ trước

Định Dạng Văn Bản Chuẩn: Các Bước Chi Tiết Cho Khóa Luận & Báo Cáo

Mục lục

Bạn đang loay hoay với việc định dạng văn bản cho khóa luận hoặc báo cáo theo đúng quy định? CAUHOI2025.EDU.VN sẽ hướng dẫn bạn Các Bước định Dạng Văn Bản chi tiết, từ cài đặt ban đầu đến tạo mục lục tự động, căn chỉnh lề trang, đánh số trang, và trích dẫn tài liệu tham khảo. Bài viết này được thiết kế để giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp cho tài liệu của mình.

1. Cài Đặt Quan Trọng Trước Khi Soạn Thảo Văn Bản

Việc thiết lập các cài đặt ban đầu một cách chính xác sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình định dạng văn bản sau này.

1.1. Tùy Chọn Lưu Trữ (Save Options)

Để tránh mất dữ liệu do sự cố bất ngờ, hãy thiết lập chế độ tự động lưu.

Thao tác: Vào File > Options > Save
Thiết lập: Đặt “Auto save every” thành 1 minute.

Định dạng văn bản File Option

1.2. Thiết Lập Đơn Vị Đo Lường

Để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng trong việc căn chỉnh, hãy chọn đơn vị đo lường là centimet.

Thao tác: Vào File > Options > Advanced.
Thiết lập: Trong phần “Display”, chọn “Centimeters” cho “Show measurements in units of”.

Đặt thanh thước với đơn vị là centimet

1.3. Hiển Thị Thanh Thước

Thanh thước giúp bạn dễ dàng căn chỉnh lề và các yếu tố khác trong văn bản.

Thao tác: Vào View > Ruler.

Hiển thị thanh thước khi soạn thảo văn bản

2. Định Dạng Cơ Bản Cho Khóa Luận/Báo Cáo

Thiết lập định dạng mặc định giúp văn bản của bạn tuân thủ các tiêu chuẩn chung.

2.1. Thiết Lập Font Chữ

Font: Times New Roman
Size: 13

Cài đặt font default

2.2. Thiết Lập Paragraph (Đoạn Văn)

Căn chỉnh: Justify (căn đều hai bên)
Khoảng cách dòng: 1,5 lines
Thụt đầu dòng: First line 1 cm
Khoảng cách trước và sau đoạn: Before – After: 6 pt

Cài đặt mặc định paragraph

Cài đặt dãn dòng, dãn đoạn paragraph

2.3. Thiết Lập Trang (Page Setup)

Size: A4
Orientation: Portrait (khổ dọc)
Margins:
- Top: 2 cm
- Bottom: 2 cm
- Left: 3 cm
- Right: 1.5 cm

Cài đặt Page Setup

Cài đặt trang giấy mặc định word

3. Tạo Tiêu Đề (Heading) Chuẩn Để Tạo Mục Lục Tự Động

Sử dụng Styles để tạo các cấp độ tiêu đề khác nhau, giúp bạn tạo mục lục tự động một cách dễ dàng.

3.1. Chỉnh Sửa Styles

Lời mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục: Sử dụng Title style.
- Lưu ý quan trọng: Trong Format Paragraph, chọn “Page break before” để các phần này luôn bắt đầu ở đầu trang mới.

Chỉnh paragraph tự động ngắt trang

Chương 1, 2, 3: Sử dụng Heading 1 style.
- Lưu ý quan trọng: Trong Format Paragraph, chọn “Page break before” để các chương luôn bắt đầu ở đầu trang mới.
Mục 1.1, 1.2,…: Sử dụng Heading 2 style (mục 2 số).
Mục 1.1.1, 1.1.2,…: Sử dụng Heading 3 style (mục 3 số).
Mục 1.1.1.1, 1.1.1.2,…: Sử dụng Heading 4 style (mục 4 số).

Điều chỉnh heading trong Word

Chỉnh heading paragraph

Điều chỉnh tiêu đề ngắt trang

3.2. Tạo Mục Lục Tự Động

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào trang bạn muốn tạo mục lục.
Bước 2: Gõ “MỤC LỤC” (in hoa, canh giữa) ở dòng đầu tiên.
Bước 3: Xuống dòng, căn lề trái.
Bước 4: Vào tab References > Table of Contents > Automatic Table 1.

Tạo mục lục tự động

Tạo mục lục tự động chương - phần

4. Tạo Bìa (Chính và Phụ)

Bìa là ấn tượng đầu tiên của tài liệu, hãy đảm bảo nó được trình bày chuyên nghiệp.

Bước 1: Đặt chuột trước “MỤC LỤC”.
Bước 2: Vào Page Layout > Breaks > Next Page.
Bước 3: Page Border > Chọn loại border, “Apply to” và chọn “Options: Measure from Text”.
Bước 4: Chỉnh sửa bố cục, căn lề, font chữ, kiểu chữ (đậm, nghiêng) theo mẫu bìa yêu cầu.

5. Mục Lục Bảng Biểu, Hình Ảnh

Việc tạo mục lục riêng cho bảng biểu và hình ảnh giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm và tham khảo.

5.1. Tạo Caption Cho Bảng Biểu, Hình Ảnh

Bước 1: Click chuột phải vào bảng biểu hoặc hình ảnh.
Bước 2: Chọn “Insert Caption”.
Bước 3: Tạo “New Label”, chọn vị trí (Above Selected Item hoặc Below Selected Item).
Bước 4: Chọn “Numbering” và đánh dấu “Include chapter number” để hiển thị số chương.
Bước 5: Ghi nguồn ở dưới và đơn vị tính (nếu có) ở trên bảng biểu.

Mục lục hình ảnh tự động

Chọn mục lục tự động theo tiêu đề

5.2. Tạo Mục Lục Bảng Biểu, Hình Ảnh

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần tạo mục lục (thường là sau mục lục chính).
Bước 2: Vào tab Reference > Insert Table of Figures.
Bước 3: Chọn “Caption label” tương ứng (ví dụ: Bảng, Hình).

Mục lục hình tự động

6. Đánh Số Trang Từ Trang Được Yêu Cầu

Việc đánh số trang đúng cách giúp người đọc dễ dàng theo dõi và trích dẫn tài liệu.

Bước 1: Xác định trang bắt đầu đánh số (ví dụ: Lời mở đầu).
Bước 2: Đặt chuột ngay trước chữ “Lời mở đầu”.
Bước 3: Vào Page Layout > Breaks > Next Page để tạo section mới.
Bước 4: Vào Insert > Page Number và chọn kiểu đánh số (ví dụ: Top > Plain Text 2).
Bước 5: Tắt “Link to Previous” (trong tab Design).
Bước 6: Vào Page Number > Format Page Numbers để đặt số bắt đầu là 1.
Bước 7: Xóa số trang ở section trước (nếu có).

Trường hợp đánh số trang kiểu i, ii, iii… (ví dụ: cho phần mục lục): Thực hiện tương tự như trên, nhưng ở bước 6, chọn kiểu số La Mã (i, ii, iii…) thay vì số Ả Rập (1, 2, 3…).

7. Trích Dẫn Tài Liệu Tham Khảo

Trích dẫn tài liệu tham khảo là một phần quan trọng để thể hiện sự tôn trọng đối với công trình nghiên cứu của người khác và đảm bảo tính trung thực của tài liệu.

7.1. Sử Dụng Footnote Hoặc Citation

Footnote: Vào Reference > Insert Footnote. Cách này phù hợp để ghi chú ngắn gọn.
Citation (khuyến nghị): Cách này giúp quản lý nguồn trích dẫn tốt hơn và tạo danh mục tài liệu tham khảo tự động.

7.2. Thêm Nguồn Trích Dẫn

Bước 1: Đặt chuột ngay sau câu vừa trích dẫn.
Bước 2: Vào tab Reference > Insert Citation > Add New Source.
Bước 3: Chọn loại nguồn (ví dụ: Book, Journal Article, Website).
Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin về nguồn.
- Lưu ý: Nếu tác giả là người Việt Nam, chọn “Edit” ở phần Author và nhập đầy đủ họ tên vào ô “Last name”.
Bước 5: Sau khi OK, click chuột phải vào citation vừa tạo, chọn “Edit Source” và thêm số trang (nếu có) để hiển thị đúng định dạng (ví dụ: Nguyễn Văn A, 2023, tr. 15).

Nếu trích dẫn lại từ cùng một nguồn, bạn chỉ cần chọn nguồn đã có trong danh sách Citation, không cần thêm mới.

7.3. Tạo Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn tạo danh mục (thường là cuối tài liệu).
Bước 2: Vào References > Bibliography > Insert Bibliography.
Bước 3: Chỉnh sửa và sắp xếp danh mục theo yêu cầu (ví dụ: tài liệu in trước, tài liệu online sau, sắp xếp theo tên tác giả).

Việc định dạng văn bản chuyên nghiệp không chỉ giúp tài liệu của bạn trở nên dễ đọc và dễ hiểu hơn, mà còn thể hiện sự nghiêm túc và tôn trọng đối với người đọc. Với hướng dẫn chi tiết này từ CAUHOI2025.EDU.VN, bạn hoàn toàn có thể tự tin định dạng khóa luận hoặc báo cáo của mình một cách hoàn hảo.

Bạn đang gặp khó khăn trong quá trình định dạng văn bản? Đừng ngần ngại truy cập CAUHOI2025.EDU.VN để khám phá thêm nhiều mẹo và thủ thuật hữu ích, hoặc đặt câu hỏi để được giải đáp tận tình. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: 30 P. Khâm Thiên, Thổ Quan, Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam

Số điện thoại: +84 2435162967

Trang web: CauHoi2025.EDU.VN