**Tại Sao Tổ Chức Phi Lợi Nhuận Luôn Cảm Thấy He Had Enough Money?**

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao các tổ chức phi lợi nhuận (nonprofit) dường như luôn thiếu tiền, ngay cả khi họ đã có một khoản ngân sách lớn? Bài viết này của CAUHOI2025.EDU.VN sẽ đi sâu vào vấn đề này, khám phá những thách thức trong quá trình lập ngân sách của các tổ chức phi lợi nhuận và đề xuất một quy trình mới để thu hút hội đồng quản trị, từ đó có thể giúp tổ chức huy động được nhiều tiền hơn. Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý tài chính hiệu quả, từ đó tạo ra sự khác biệt thực sự cho cộng đồng.

Đối Tượng Chính:

• Giới tính: Đa dạng, nhắm đến cả nam và nữ tại Việt Nam.
• Độ tuổi: Chủ yếu từ 18 – 65+ tuổi.
• Nghề nghiệp: Đa dạng, bao gồm sinh viên, nhân viên văn phòng, người lao động tự do, chủ doanh nghiệp nhỏ, chuyên gia trong các lĩnh vực, người nội trợ, người đã nghỉ hưu, v.v. tại Việt Nam.
• Mức thu nhập: Đa dạng, từ thấp đến cao.
• Hôn nhân: Đa dạng (độc thân, đã kết hôn, ly hôn, góa bụa).
• Vị trí địa lý: Toàn bộ Việt Nam.

Meta Description:

Bạn có cảm thấy tổ chức phi lợi nhuận của mình luôn thiếu tiền? CAUHOI2025.EDU.VN khám phá lý do và đề xuất quy trình lập ngân sách mới, giúp thu hút hội đồng quản trị và huy động nhiều vốn hơn. Tìm hiểu cách để quản lý tài chính hiệu quả và tạo ra tác động lớn hơn. Khám phá ngay: lập ngân sách phi lợi nhuận, quản lý tài chính, gây quỹ.

Ý định tìm kiếm của người dùng:

1. Tại sao các tổ chức phi lợi nhuận luôn thiếu tiền?
2. Quy trình lập ngân sách hiệu quả cho tổ chức phi lợi nhuận.
3. Làm thế nào để thu hút hội đồng quản trị tham gia vào quá trình gây quỹ?
4. Cách quản lý tài chính hiệu quả cho tổ chức phi lợi nhuận.
5. Chiến lược gây quỹ sáng tạo cho tổ chức phi lợi nhuận.

1. Vấn Đề Chung: Thiếu Ngân Sách Tại Các Tổ Chức Phi Lợi Nhuận

Hội đồng quản trị (HĐQT) thường nhìn vào ngân sách đã được “tút tát” gọn gàng. Nhưng ít ai biết rằng, ngân sách đó bắt đầu từ những nhu cầu thực tế của nhân viên chương trình, những người cần nguồn lực để thực hiện công việc, và đội ngũ phát triển, những người nỗ lực để đạt được con số doanh thu cao nhất có thể.

Thực tế là, doanh thu dự kiến và chi phí cần thiết hiếm khi khớp nhau. Đến khi trình lên Ủy ban Tài chính, các con số đã được nhân viên “xoa dịu” để gần bằng nhau. Và khi đến HĐQT, chúng đã hoàn toàn cân bằng:

Doanh thu = Chi phí

Việc này khiến HĐQT dễ dàng phê duyệt ngân sách một cách nhanh chóng. Nhưng liệu đây có phải là cách tốt nhất để quản lý tài chính cho một tổ chức phi lợi nhuận?

1.1. Hai Nỗi Sợ Lớn Nhất Của Giám Đốc Điều Hành

Các Giám đốc Điều hành (GĐĐH) thường lo sợ hai điều sau:

1. HĐQT can thiệp quá sâu vào quy trình và các con số, sa đà vào chi tiết nhỏ nhặt mà quên đi bức tranh toàn cảnh.
2. HĐQT cho rằng doanh thu quá cao hoặc quá thấp, mà không hề nhắc đến trách nhiệm của chính họ trong việc đạt được những con số đó.

1.2. Quy Trình Lập Ngân Sách Thường Thấy

Thông thường, quy trình lập ngân sách diễn ra như sau:

1. Nhân viên có những cuộc thảo luận khó khăn.
2. Họ trình bày một ngân sách gọn gàng cho Ủy ban Tài chính.
3. Ủy ban Tài chính đặt một vài câu hỏi hay, thường là về các giả định doanh thu.
4. Bộ phận chương trình đặt một hoặc hai câu hỏi về chi phí phúc lợi, hoặc đôi khi là những câu hỏi khó chịu về việc ai đó có được trả lương quá cao hay không.

Liệu đây có phải là quy trình lý tưởng? Câu trả lời là không.

2. Quy Trình Lập Ngân Sách Mới: Thu Hút Hội Đồng Quản Trị Và Huy Động Thêm Vốn

CAUHOI2025.EDU.VN xin giới thiệu một quy trình lập ngân sách mới, giúp thu hút và truyền cảm hứng cho HĐQT, từ đó có thể huy động được nhiều tiền hơn so với dự kiến ban đầu.

2.1. Đưa Tất Cả Nhu Cầu Vào Ngân Sách

Nhân viên không nên quá lo lắng về việc mọi thứ có phù hợp với một ngân sách cố định hay không. Thay vào đó, họ nên đảm bảo rằng ngân sách bao gồm tất cả những gì họ cần để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này không có nghĩa là “vung tay quá trán”, mà là bao gồm những nguồn lực mà họ thực sự tin là cần thiết.

2.2. Bộ Phận Phát Triển Lập Ngân Sách Doanh Thu Riêng Biệt

Ngân sách doanh thu cần được lập chi tiết, bao gồm tỷ lệ gia hạn của các nhà tài trợ cá nhân năm trước và cách đội ngũ phát triển sẽ cải thiện tỷ lệ đó (ví dụ: sử dụng các công cụ theo dõi dữ liệu tốt hơn). Ngân sách cũng cần có đầy đủ bằng chứng, chẳng hạn như số lượng nhà tài trợ mới ở mỗi cấp độ từ năm trước và tỷ lệ gia hạn dự kiến.

Danh sách các tổ chức tài trợ đang chờ gia hạn và các tổ chức mới cần khám phá cũng nên được liệt kê. Đối với mỗi tổ chức tài trợ, cần có một tỷ lệ phần trăm khả năng thành công để Ủy ban Tài chính xem xét.

2.3. Thu Hẹp Khoảng Cách Giữa Doanh Thu Và Chi Phí

Khoảng cách giữa doanh thu và chi phí có thể rất lớn. Lúc này, GĐĐH sẽ đóng vai trò trung gian, thúc đẩy và thách thức các bộ phận, yêu cầu họ tiếp tục làm việc. Tuy nhiên, mục tiêu không chỉ là cắt giảm chi phí và tăng doanh thu, mà còn là một bước quan trọng khác.

2.4. Lập Danh Sách “KHÔNG PHẢI ƯỚC MUỐN”

Tổ chức thêm một cuộc họp, chỉ có nhân viên tham gia. Trong cuộc họp này, họ sẽ xem xét lại các con số đã gần khớp. GĐĐH sẽ đưa ra quyết định cuối cùng và điều chỉnh các con số đủ gần để trình lên Ủy ban Tài chính.

Bộ phận chương trình có thể không hài lòng, còn bộ phận phát triển có thể cảm thấy áp lực. Tuy nhiên, điểm khác biệt ở đây là một tài liệu khác sẽ được bộ phận chương trình và phát triển cùng nhau chuẩn bị. Đó là danh sách “KHÔNG PHẢI ƯỚC MUỐN”.

Đối với mỗi bộ phận, danh sách này liệt kê tất cả các mục quan trọng đã bị cắt giảm để cân bằng ngân sách. Danh sách không nên dài quá hai trang và cần được trình bày đơn giản, dễ hiểu.

Các thông tin cần có trong danh sách:

• Nhu cầu của bộ phận.
• Chi phí của nhu cầu đó.
• Lý do nhu cầu đó sẽ giúp bộ phận thực hiện công việc tốt nhất.

Đừng quên tổng hợp tất cả các chi phí không có trong dự thảo ngân sách.

Danh sách này sẽ không có vẻ điên rồ. Thực tế, nó sẽ khiến mọi người “phát điên”. Làm sao có thể không đưa mục đó vào ngân sách? Chúng ta cần thêm một luật sư! Cô ấy không thể huy động đủ tiền nếu không có người quản lý dữ liệu!

2.5. Trình Bày Ngân Sách Cho Ủy Ban Tài Chính

Bạn đã sẵn sàng trình bày ngân sách cho Ủy ban Tài chính.

Bạn trình bày ngân sách đã gần cân bằng. Bạn nói: “Ngân sách chúng tôi sắp trình bày vẫn cần được điều chỉnh trước khi HĐQT phê duyệt. Trước khi đi vào chi tiết, chúng tôi muốn trình bày quy trình của mình. Việc cân bằng ngân sách rất khó khăn. Nó đòi hỏi sự hy sinh. Nó không hoàn hảo. Với tình hình hiện tại, nó sẽ cho phép chúng ta thực hiện nhiều công việc tuyệt vời, nhưng có lẽ không phải là công việc tốt nhất của chúng ta.”

Cho họ xem danh sách “KHÔNG PHẢI ƯỚC MUỐN”. Bằng cách thiết lập mọi thứ theo cách này, bạn sẽ bắt đầu một cuộc trò chuyện chu đáo và trung thực mà hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận không có được. Xem nó dẫn bạn đến đâu. Xem liệu bạn có thành viên HĐQT nào thông minh, có tầm nhìn chiến lược và sẵn sàng giúp đỡ hay không. Xem liệu có ai đề cập đến trách nhiệm của HĐQT trong việc bổ sung tiền vào quỹ hay không.

Trong suốt quá trình thảo luận, hãy luôn giữ danh sách “KHÔNG PHẢI ƯỚC MUỐN” ở đó để mọi người nhìn thấy.

2.6. Mục Đích Của Quy Trình

Quy trình này nhằm mục đích đưa ra một danh sách hợp lý các công việc liên quan đến chương trình hoặc công việc quan trọng để thực hiện công việc chương trình, mà không có trong ngân sách.

Khi HĐQT phê duyệt một ngân sách lớn một cách nhanh chóng, họ có thể không nhận ra những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải. Ví dụ, GĐĐH có thể đã cắt giảm vị trí trợ lý để thuê một nhà nghiên cứu cần thiết. Tuy nhiên, HĐQT có thể không hiểu rằng, do đó, GĐĐH phải tự mình đặt vé máy bay và phòng khách sạn, gây lãng phí thời gian của người lãnh đạo.

3. Thời Điểm Bỏ Phiếu Phê Duyệt Ngân Sách

Lập ngân sách cho các tổ chức phi lợi nhuận không hề dễ dàng và không thành viên HĐQT nào nên cảm thấy hoàn toàn hài lòng khi phê duyệt ngân sách. Mỗi thành viên HĐQT nên đồng ý với một tay giơ lên và tay kia giữ danh sách “KHÔNG PHẢI ƯỚC MUỐN”.

Một HĐQT xuất sắc sẽ đặt mục tiêu huy động thêm một khoản tiền mới để đưa những mục quan trọng nhất ra khỏi danh sách và vào ngân sách.

Một HĐQT có tầm nhìn chiến lược sẽ yêu cầu Ủy ban Tài chính xem xét kỹ hơn các số liệu thực tế so với ngân sách hàng quý. HĐQT và nhân viên nên xem xét kỹ lưỡng các ước tính doanh thu và chi phí, và yêu cầu thông tin chi tiết về các con số doanh thu. Chúng ta đang vượt hay tụt lại phía sau? Đó là vấn đề thời gian hay thực tế? Chúng ta có tiết kiệm được chi phí thực tế hay không?

Đến lúc đó, hãy lấy danh sách “KHÔNG PHẢI ƯỚC MUỐN” ra.

Bạn có thể không thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Bạn có thể lấy một mục ra khỏi danh sách và quyết định tiến hành. Bạn có thể tạm dừng cuộc thảo luận và nói rằng nếu chúng ta tiếp tục đi đúng hướng, thì quý sau chúng ta nên chuyển một số mục từ danh sách trở lại ngân sách.

4. Chuyển Từ “Những Gì Chúng Ta Có Thể Chi Trả” Sang “Những Gì Có Thể”

Mỗi khi có một cuộc thảo luận về tiền bạc, HĐQT và bộ phận phát triển sẽ thấy ngay trước mắt rằng có những chi phí thực tế và hợp pháp có thể đưa tổ chức của bạn từ “tốt đến tuyệt vời” hoặc từ 4 sao lên 5 sao.

Tất cả họ sẽ tạo ra một kết nối mạnh mẽ hơn giữa các con số họ thấy và công việc bạn làm, những khách hàng bạn ủng hộ, sự thay đổi bạn tìm kiếm.

Với mỗi lần xem xét danh sách đó, họ sẽ nhớ rằng tiền = chương trình.

Và cuộc trò chuyện có tiềm năng chuyển từ “những gì chúng ta có thể chi trả” sang “những gì có thể”.

5. Hành Động Ngay Hôm Nay

CAUHOI2025.EDU.VN tin rằng quy trình lập ngân sách này có thể mang lại sự thay đổi lớn lao cho tổ chức của bạn. Hãy chia sẻ bài viết này trên Facebook, Twitter và bất cứ đâu bạn thấy phù hợp.

Nếu việc quản trị và giám sát tài chính của HĐQT không được thực hiện nghiêm túc tại tổ chức phi lợi nhuận của bạn, hãy truy cập CAUHOI2025.EDU.VN để tìm hiểu thêm thông tin và các mẫu tài liệu miễn phí để giúp HĐQT tham gia tích cực hơn.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin chính xác và đáng tin cậy về quản lý tài chính cho tổ chức phi lợi nhuận? Đừng lo lắng, CAUHOI2025.EDU.VN sẵn sàng giúp đỡ! Chúng tôi cung cấp câu trả lời rõ ràng, súc tích và được nghiên cứu kỹ lưỡng cho các câu hỏi của bạn, giúp bạn hiểu rõ các chủ đề phức tạp bằng ngôn ngữ đơn giản.

Hãy truy cập CAUHOI2025.EDU.VN ngay hôm nay để khám phá thêm câu trả lời, đặt câu hỏi mới hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn của chúng tôi (nếu có)!

Địa chỉ: 30 P. Khâm Thiên, Thổ Quan, Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam
Số điện thoại: +84 2435162967
Trang web: CauHoi2025.EDU.VN

FAQ – Câu Hỏi Thường Gặp

1. Tại sao các tổ chức phi lợi nhuận thường xuyên gặp khó khăn về tài chính?
Các tổ chức phi lợi nhuận thường phải đối mặt với thách thức trong việc cân bằng giữa nguồn thu không ổn định và nhu cầu chi tiêu ngày càng tăng. Hơn nữa, việc quản lý tài chính hiệu quả đòi hỏi sự minh bạch, trách nhiệm giải trình và tầm nhìn chiến lược, những yếu tố không phải lúc nào cũng được ưu tiên hàng đầu.

2. Quy trình lập ngân sách truyền thống có những hạn chế gì?
Quy trình lập ngân sách truyền thống thường tập trung vào việc cắt giảm chi phí và làm cho các con số “đẹp” để trình lên HĐQT. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ qua những nhu cầu thực tế của nhân viên và các chương trình, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của tổ chức.

3. Danh sách “KHÔNG PHẢI ƯỚC MUỐN” là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Danh sách “KHÔNG PHẢI ƯỚC MUỐN” là một tài liệu liệt kê tất cả các mục quan trọng đã bị cắt giảm khỏi ngân sách để cân bằng thu chi. Nó giúp HĐQT hiểu rõ hơn về những nhu cầu thực tế của tổ chức và đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc phân bổ nguồn lực.

4. Làm thế nào để thu hút HĐQT tham gia tích cực hơn vào quá trình gây quỹ?
Để thu hút HĐQT tham gia tích cực hơn vào quá trình gây quỹ, cần tạo ra một môi trường minh bạch, tin tưởng và trách nhiệm giải trình. HĐQT cần được cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình tài chính của tổ chức, các mục tiêu gây quỹ và những tác động tích cực mà nguồn vốn có thể mang lại.

5. Vai trò của GĐĐH trong quá trình lập ngân sách là gì?
GĐĐH đóng vai trò trung tâm trong quá trình lập ngân sách, vừa là người điều phối các bộ phận, vừa là người đưa ra quyết định cuối cùng. GĐĐH cần đảm bảo rằng ngân sách phản ánh đúng nhu cầu thực tế của tổ chức, đồng thời phù hợp với các mục tiêu chiến lược và tuân thủ các quy định pháp luật.

6. Làm thế nào để đo lường hiệu quả của quy trình lập ngân sách mới?
Hiệu quả của quy trình lập ngân sách mới có thể được đo lường bằng nhiều chỉ số, bao gồm: mức độ tham gia của HĐQT, khả năng huy động vốn, sự hài lòng của nhân viên, hiệu quả hoạt động của các chương trình và sự phát triển bền vững của tổ chức.

7. Những yếu tố nào cần xem xét khi lập ngân sách doanh thu?
Khi lập ngân sách doanh thu, cần xem xét các yếu tố như: lịch sử gây quỹ, tỷ lệ gia hạn của các nhà tài trợ, tiềm năng thu hút nhà tài trợ mới, tình hình kinh tế vĩ mô và các xu hướng xã hội.

8. Làm thế nào để quản lý chi phí hiệu quả?
Để quản lý chi phí hiệu quả, cần xây dựng một hệ thống theo dõi chi tiêu chặt chẽ, thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ và thường xuyên rà soát các khoản chi để đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả.

9. Những nguồn lực nào có thể giúp các tổ chức phi lợi nhuận quản lý tài chính tốt hơn?
Có rất nhiều nguồn lực có thể giúp các tổ chức phi lợi nhuận quản lý tài chính tốt hơn, bao gồm: các khóa đào tạo về quản lý tài chính, các công cụ phần mềm kế toán, các dịch vụ tư vấn tài chính và các mạng lưới hỗ trợ từ các tổ chức phi lợi nhuận khác.

10. Tại sao tính minh bạch lại quan trọng trong quản lý tài chính của các tổ chức phi lợi nhuận?
Tính minh bạch là yếu tố then chốt để xây dựng lòng tin với các nhà tài trợ, đối tác và cộng đồng. Một tổ chức minh bạch sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình tài chính của mình, tuân thủ các quy định pháp luật và sẵn sàng giải trình về các quyết định tài chính.